Yritykset

Vastaus:

Lähettämiesi tietojen perusteella käytät yritysten kanssa sopimusehtoja, jotka kattavat kaikki tarvitsemasi asiat. Näiltä osin suosittaisin jättämään yritysten sopimusehdot omaksi kokonaisuudeksi, jos ne on muuten pidetty ajan tasalla.

Kuluttajien kanssa tehtävissä sopimuksissa on huomioitava kuluttajansuojalain vaatimukset, jotka sääntelevät sopimusehtojen ohella myös esim. markkinointia, hintojen  ilmoittamista, rahoitusta ja myyntikanavaa (etämyynti, myynti yrityksen tiloissa). Lisäksi sopimusehtojen yhteydessä on hyvä huomioida myös tietosuojalain vaatimukset, jotka koskevat asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä. Tarjoamasi kiinteistöpalvelut voivat antaa kuluttajille myös oikeuden kotitalousvähennykseen tuloverotuksessa, jolloin sen saaminen on perusteltua selvittää etukäteen ennen palvelun aloittamista ja ottaa sitten huomioon sopimusehdoissa ja muussa markkinointimateriaalissa.

Yhteenvetona suositan, että teet yhteenvedon siitä, kuinka aiot käytännössä myydä ja tarjota kiinteistöpalveluja kuluttajille (liiketoimintasuunnitelma). Tämän perusteella voit arvioida, mitä kaikkea tarvitset huomioida sopimusehdoissa. Myös palvelumme Yrityksen oma lakimies voi auttaa sopimusehtoihin liittyvissä asioissa.

Vastaus:

Kysymys on ajankohtainen, koska Eu:n uusi tietosuoja-asetus on muuttamassa henkilötietojen käsittelyä. Asetuksesta riippumatta on henkilötietojen tallentamisessa aina perusteltua arvioida mm. seuraavia asioita: tallennettavat tiedot, erilaiset tavat tallentaa tietoja (tietokannat, sopimuskansiot yms.), tietojen säilyttäminen, tietojen luovuttaminen ja käyttö eri tarkoituksiin sekä ohjeistus tietojen käsittelyyn eri tilanteissa (mm. myynti, markkinointi, tietojen tarkastusoikeus ym.)

Käytännössä kaikki tiedot asiakkuuksien hoidosta on mahdollista siirtää yhteen tietokantaan. Arkaluonteisia tietoja (mm. terveystiedot) ja asiakkuuden hoidossa ”tarpeettomia” tietoja täytyy arvioida tarkemmin, koska näiden tallentamiseen tarvitaan aina erityinen peruste.

Valitettavasti en pysty sanomaan lyhyttä vastausta kysymykseenne, koska minulla ei ole käytössä kaikkia tarpeellisia tietoja. Jos voin auttaa asian ratkaisussa, niin pyydän ottamaan yhteyttä sivun laidassa olevilla yhteystiedoilla tai yhteydenottolomakkeella.

Vastaus:

Esittämässäsi kysymyksessä ei ollut tarkempia tietoja, millaisista yritystoiminnan menoista on mahdollisesti kyse. Yleisesti voi sanoa, että yrityksen menon luonne ja siten myös vähennyskelpoisuus täytyy varmistaa sekä tulo- että arvonlisäverotuksessa. Arvonlisäverotuksen osalta on lisäksi varmistettava tarkasti edustusmenon ajankohta (jaksottaminen), koska sääntelyssä on tapahtunut muutoksia viimeisin vuoden aikana.

Toiseksi tilanteesta riippuen rajanveto menon luonteesta voi liittyä edustusmenon sekä henkilöstömenon, markkinointimenon ja mainosmenon välille. Lisäksi menot voivat olla myös vähennyskelvottomia yksityismenoja, jolloin menot eivät liity yritystoimintaan eikä niitä voi vähentää yritystoiminnassa ollenkaan.

Edustusmenoja voi kuvata tyypillisesti siten, että ne kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin tahoihin, niillä pyrittään hankkimaan uusia asiakkaita tai säilyttämään nykyisiä ja edustaminen kohdistuu rajoitettuun henkilömäärään. Esimerkiksi asiakkaille järjestetyn tilaisuuden verokohtelua voi arvioida seuraavilla kriteereillä: tilaisuuden ohjelma, toteutunut sisältö, tarjoilu, tilaisuuden kesto ja tilaisuuden järjestämisestä aiheutuneet kustannukset. Monet muut vanhojen asiakkaiden säilyttämisestä ja uusien asiakkaiden hankkimisesta aiheutuneet menot voidaan sitten luokitella mainos-/markkinointimenoksi.

Edustusmenon (tai muun menon) verotus on viime kädessä arvioitava tapauskohtaisesti ja täyden varmuuden saamiseksi on tarvittaessa hankittava verotuksessa sitova ennakkopäätös. Tarkempia tietoja mm. edustusmenoista löytyy verohallinnolta ja myös Yrityksen oma lakimies-palvelu voi auttaa asian ratkaisemisessa.

Vastaus:

Se, mitä tietoja internsivulla on ilmoitettava, riippuu nettisivuilla julkaistavasta materiaalista. Vähimmät vaatimukset on sellaisille sivuille, joilla ilmoitetaan vain yrityksen yhteystiedot ja yleisellä tasolla palveluista. Tällöin riittää useimmiten yrityksen ja tämän yhteystietojen esittäminen nettisivuilla. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä (mm. tietojen kerääminen) on annettava tietoa tai sivuilla kävijältä on myös kysyttävä suostumus (cookiet) nettisivujen käyttöehtoihin.

Vaatimukset tietojen esittämiselle yrityksen nettisivuilla kasvavat, kun palveluita/tuotteita esim. myydään suoraan asiakkaille nettisivuilta (nettikauppa yms. järjestely). Tällöin tarkempia tietoja on annettava  palvelujen sisällöstä, hinnoista, yleisistä sopimusehdoista jne. Liikuntapalveluihin liittyy myös kuluttajaturvallisuuslaki, jossa on velvoitteita tietojen antamisesta kuluttajille. Lisäksi on myös muita sääntelyyn perustuvia velvoitteita kuten palvelunumeroiden ja asiakasnumeroiden hinnan ilmoittaminen.

Tietojen ilmoittamista voi lähestyä myös toisesta suunnasta eli mitä tietoja yrityksesi ei voi julkaista internetsivuilla. Tällöin rajoituksia on mm. henkilötietolaissa (asiakkaiden ja henkilökunnan tiedot), laissa sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa ja kuluttajansuojalaissa.

Oma ehdotukseni on, että päätät ensin yrityksesi nettisivujen tulevan käyttötarkoituksen ja sisällön. Sen jälkeen voi nettisivujen suunnitelussa/tekemisessä ottaa huomioon ne tiedot, jotka nettisivuila täytyy vähintään ilmoittaa.

Vastaus:

Tuloverolain perusteella työnantaja voi korvata kustannuksia työntekijän omasta nettiliittymästä, kun sitä käytetään työtehtäviin. Korvaus työhön liittyvästä osuudesta on tällöin verovapaata, mutta korvaus muusta kuin työhön käytetystä liittymän kustannuksesta on verotettava luontaisetu, josta on suoritettava silloin myös ennakonpidätys. Työhön käytetty osuus on pystyttävä perustelemaan joko tosiasiallisen käytön perusteella tai käyttämällä verohallinnon yhtenäistämisohjeissa olevia jako-osuuksia.

Vaihtoehtona on myös se, että työnantaja hankkii työntekijälle nettiliittymän ja maksaa nettiliittymästä suoraan liittymän  tarjoavalle operaattorille. Tällöin nettiliittymän on liityttävä kuitenkin työntekijän työtehtäviin, jotta siitä ei synny verotettavaa luontaisetua. Kun työnantaja tällöin järjestää nettiyhteyden työntekijälle, ei myöskään yksityisiin tarkoituksiin käytetystä nettiliikenteen osuudesta synny työntekijälle verotettava luontaisetua.

Teemme ohjelmointiin liittyviä toimeksiantoja sivutöinä, mutta olemme harkinneet yrityksen perustamista. Meitä on kolme ja tarkoitus olisi laskuttaa näistä sivutöistä yrityksen kautta. Näin alkuvaiheessa ainakin yksi meistä voisi jo tehdä yrityksen kautta ohjelmointia täysipäiväisesti. Mitä yrityksen perustamisen lisäksi olisi hyvä sopia, jotta pelisäännöt yrityksessä olisi kaikille selvät ja voisimme ehkä välttää tulevaisuudessa riitoja erilaisissa päätöksissä?

Vastaus:

Yhtiön perustaminen vakioehdoilla on nopea tapa aloittaa yritystoiminta, mutta näissä vakioehdoissa on usein vain lainsäädännön asettamat vähimmäisvaatimukset yritystoiminnalle. Se, mikä vakioehdoista puuttuu, on juuri ne pelisäännöt, joita te haluatte tai ette halua käyttää yrityksessänne. Varmin tapa sopia yritystoiminnasta ja kunkin omistajan asemasta on tehdä vakioehtojen ohella lista teille tärkeistä asioista ja kirjata ne sovitusti yhtiöjärjestykseen ja/tai osakassopimukseen.

Yhtiöjärjestys on julkinen asiakirja ja siihen kirjataan usein vain niitä ehtoja, jotka on nimenomaan sovittava yhtiöjärjestyksessä. Osakassopimukseen puolestaan kirjataan niitä mm. yhtiön liiketoimintaan, päätöksentekoon, rahoitukseen, työpanoksiin, voitonjakoon, yritysjärjestelyihin ja kilpailukieltoon liittyviä ehtoja. Osakassopimus ei ole yhtiöjärjestyksen tavoin julkinen, joten se palvelee tällöin hyvin omistajien välisistä asioista sopimisessa. Osakassopimuksen sisältö on teidän päätettävissä ja sen tekemisen yhteydessä on hyvä pohtia nykyhetken lisäksi myös pidemmälle tulevaisuuteen, jos/kun myös muut omistajat aikovat työskennellä täysipäiväisesti yrityksessä. Yrityksen hallinnossa erityisesti kirjanpidon järjestämisestä kannattaa sopia (tilitoimisto/itse), koska silloin tulee varmistettua pakollisten vero-, eläkevakuutus- ja muiden näihin liittyvien velvoitteiden täyttäminen.

Sovittaessa erityisesti yhtiöjärjestyksen sisällöstä on välttämätöntä varmistaa, mitä määräyksiä yhtiöjärjestyksessä täytyy vähintään olla tai mitä määräyksiä yhtiöjärjestykseen ei saa ottaa. Osakassopimuksen sisältö on vapaammin päätettävissä kuin yhtiöjärjestys, vaikka myös sen osalta on tarvittaessa tapauskohtaisesti varmistettava ehdon sallittavuus.

Oma ehdotukseni on, että ennen yrityksen perustamista teette  listan teille tärkeistä asioista yritystoiminnassa ja miten nämä asiat aiotaan järjestää. Näiden perusteella pystyy sitten kirjaamaan tiedot yhtiöjärjestykseen ja osakassopimukseen. Tarvittaessa voin auttaa teitä yhtiöjärjestykseen, osakassopimukseen ja mahdollisiin muihin sopimuksiin liittyvissä asioissa, jolloin minut tavoittaa parhaiten tällä sivulla olevilla yhteystiedoilla tai yhteydenottolomakkeella.

Perheyrityksemme valmistaa tilaustuotteitta metallista. Asiakkailta on tullut pyyntöjä tehdä tuotteita, joita emme pysty valmistamaan. Haluaisimme laajentaa tuotevalikoimaamme ja siten tarjota nykyisille työntekijöille mahdollisuuden osallistua jatkokoulutukseen.  Tuleeko koulutuksesta työntekijöille verotettavaa tuloa/luontaisetua, koska koulutusta ei järjestetä kaikille samalla tavalla vaan työntekijän tehtävien ja osaamisen perusteella?

Vastaus:

Tietojen perusteella koulutus on tarkoitus järjestää erityisesti teidän yrityksenne tuotevalikoiman laajentamiseksi. Tämä työntekijöiden koulutuksen järjestäminen yrityksen liiketoimintaa varten on yleinen vaatimus, ettei koulutuksesta tule työntekijälle verotettavaa tuloa tai yrityksenne joudu maksamaan koulutusedusta sivukuluja.

Verotuskäytännössä on määritelty kriteerejä, joiden täyttyessä koulutuksesta ei tule työntekijälle verotettavaa etua. Näitä ovat mm. koulutuksen liittyminen yrityksen liiketoimintaan, yritys määrittelee koulutuksen sisällön, yritys (ei työntekijä) sopii koulutuksesta koulutuksen järjestejän kanssa, työntekijä tarvitsee koulutusta kiristyneiden ammattipätevyysvaatimusten takia sekä yritys sopii työntekijän kanssa määräaikaisesta sitoutumisesta jatkamaan yrityksen palveluksessa. Myös muita kriteerejä on verotuskäytännössä, koska erilaisia työtehtäviä ja koulutuksia on niin runsaasti.

Toisaalta voi koulutuksen järjestämisessä välttää myös joitain järjestelyjä, jottei koulutuksesta seuraa ylimääräisiä veroseuraamuksia työntekijälle. Tällöin yritys ei voi antaa työntekijälle rahaa koulutuksen omatoimiseen ostamiseen. Erilaisten oppilaitosten perustutkintoja ei yritys voi kustantaa työntekijälle. Myöskään työntekijän nykyisiin tai tuleviin tehtäviin liittymätöntä koulutusta ei voi maksaa ilman veroseuraamuksia.

Oma ehdotukseni koulutuksen järjestämisestä on sama kuin olitte suunnitelleetkin, jolloin siitä ei synny työntekijälle verotettavaa tuloa/luontaisetua. Tällöin koulutus pyritään räätälöimään työntekijäkohtaisesti siten, että koulutus parhaiten palvelee yrityksen liiketoimintaa (uudet tuotteet). Jos veroasian haluaa varmistaa täysin, niin silloin verohallinnolta täytyy pyytää koulutukseen liittyvä ennakkoratkaisu. Myös yrityksen oma lakimies auttaa asian ratkaisemisessa.

Mitä ilmoituksia yrityksen on perustamisvaiheessa tehtävä, jos aiomme kerätä tietoa asiakkaista, yrityksemme omistajista ja työntekijöistämme?

Vastaus:

Yleinen ilmoitusvelvollisuus koskee automaattista henkilötietojen käsittelyä. Tämä rekisterilmoitus tehdään tietosuojavaltuutetulle, joka on julkaissut ilmoitusta varten myös ohjeita ja lomakkeen. Ilmoituksen tekeminen on yksinkertaista, mutta liitteeksi tulevan rekisteriselosteen tekemiseen kannattaa käyttää aikaa. Rekisteriselosteessa on hyvä huomioida liiketoiminnan nykyiset ja lähiajan tarpeet, jolloin siitä on apua myös henkilötietojen käsittelyssä käytännössä.

Tietosuojavaltuutetulle tulee tehdä toimintailmoitus, jos liiketoimintanne on perintätoimintaa tai mielipide- tai markkinatutkimustoimintaa. Ilmoitus on tehtävä myös, jos tarjoatta rekrytointipalveluja tai henkilötietoihin liittyviä tietojenkäsittelypalveluja toiselle yritykselle. Perustamisvaiheessa voi joutua tekemään myös ilmoituksen, jos henkilötietoja siirretään Eu/Eta:n ulkopuolelle. Lisäksi luottotietotoimintaa harjoittava yritys joutuu tekemään ilmoituksen liiketoiminnastaaan. (ks. tarkemmin henkilötietolaki)

Tärkeä ilmoitusvelvollisuus koskee myös (henkilö)asiakkaita, jotka eivät muuten saa tietoja yrityksen henkilötietojen käsittelystä. Tämä ilmoitusvelvollisuus täytetään tekemälle em. rekisteriseloste sekä ottamalla tarvittavat ehdot myös asiakaiden kanssa tehtäviin sopimuksiin.

Henkilötietolain ohella kysymyksenne voi viitata myös ilmoituksiin, joita annetaan esim. verohallinnolle, työeläkeyhtiölle, kaupparekisteriin ja työsuojeluhallinnolle. Asiakaspalvelumme auttaa teitä ilmoituksiin liittyvissä kysymyksissä.

Yrityksemme (alle 20 henkilöä) aikoo jatkossa vähentää yllättäviä kuluja asiakassopimuksista. Nämä kulut syntyvät asiakastöiden korjaamiseen käytetystä työajasta ja materiaaleista. Aiomme jatkossa tarkastaa tarkemmin tuotteiden laatua ennen tuotteiden lähetystä. Meitä kiinnostaa myös arvioida toimintaamme liittyviä yllättäviä kustannustekijöitä laajemminkin. Miten siis normaalisti tämän kokoisessa yrityksessä olisi järkevää ottaa huomioon riskien eli kulujen vähentämiseksi?

Vastaus:

Yrityksen riskienhallinta ja sen keinot suunnitellaan aina yrityksen omista lähtökohdista eli yrityksen tuotteet, henkilöstö (organisaatio), erilaiset (strategiset) tavoitteet ja muut tekijät vaikuttavat riskienhallinnan järjestämiseen käytännössä.

Yleisesti voi sanoa, että yrityksesi erilaiset riskit pitäisi ensin tunnistaa ja arvioida sitten, mitä vaikutuksia näillä riskeillä on sitten yrityksellenne. Kysymyksessäsi olit ottanut esillä asiakastöiden laatuun liittyvät riskit. Tähän liittyen tunnistettavia riskejä voi olla tuotannossa (työmenetelmät yms.), henkilöstön osaamisessa, materiaalien käytössä, laadunvalvonnassa, kuljetuksessa, sopimusehdoissa yms. Riskienhallinnan suunnittelussa voi hyvin käyttää hyväksi aikaisempia asiakastöiden palautuksia, joiden perusteella on helpoin havaita ainakin ne riskit, jotka ovat jo toteutuneet.

Seuraavaksi riskienhallinnassa tulee päättää, mitä riskeille tehdään. Riskit voi periaatteesa poistaa kokonaan tai jättää ennalleen. Käytännössä vaihtoehdoksi valitaan usein jotain näiden välimaastosta siten, että kustannukset riskien vähentämisestä eivät ylitä mahdollisia riskeistä aiheutuvia kustannuksia. Vaihtoehtojen arviointi on helpompaa silloin, kun riskit ja niiden vaikutukset (kustannukset) on ensin arvioitu yrityksen omista lähtökohdista.

Viimeiseksi laaditaan myös ohjeistusta siitä miten eri riskejä valvotaan sekä miten toimitaan, jos riski toteutuu (esim. asiakastyön palautus). Valvonnan tulee toimia aktiivisesti myös sen suhteen, että riskienhallintaa voidaan parantaa jatkossa, kun esim. puutteita havaitaan, liiketoiminta muuttuu yms.

Yhteenvetona ehdottaisin tekemään liiketoimintasuunnitelman (päivitys), jonka perusteella voi alkaa arvioimaan liiketoimintaan liittyviä riskejä. Arvioinnissa on hyvä toimia yhdessä eri henkilöstöryhmien kanssa, jotta erilaiset riskit tulee tunnistettua kattavasti. Myös Tarkastuspalvelumme auttaa riskienhallinnan käynnistämisessä ja riskienvalvonnan järjestämisessä.

Osakeyhtiöllä on nyt omia myyjiä, mutta tarkoitus olisi laajentaa toimintaa muille paikkakunnille. Käytän tässä myyntiedustajia, mutta onko tähän jotain yleistä ohjetta, miten voin tehokkaasti seurata myyntiedustajien toimintaa? Tärkeintä olisi, että myyntitilanteessa kerrottaisiin selvästi kaikki tuotteiden ominaisuudet ja mihin tuotteet eivät sovellu.

Vastaus:

Kysymyksessäsi kirjoitit, että haluat välttää kustannuksia (riskejä) siitä, että asiakkaille myydään käyttötarkoitukseen sopimattomia tuotteita. Myyntiedustajien valvontaan vaikuttaa myyntiedustajien asema yrityksessä (strategia). Myyntiedustajat voivat toimia yrityksesi laatimilla vakioehdoilla, jolloin esim. markkinointimateriaalissa ja sopimusehdoissa voi varmistaa, että asiakas ostaa vain käyttötarkoitukseensa soveltuvia tuotteita. Toisaalta jossain tilanteissa myynti on voitu järjestää ulkopuolisen yrityksen tehtäväksi ja tämä ulkopuolinen yritys vastaa myös tuotteen soveltumisesta asiakkaalle.

Samalla, kun myynnin (myyntiedustaja) järjestämistä harkitaan, voi tehdä yhteenvedon eri vaihtoehdoista myös valvontaan liittyen. Se, miten myyntiedustajien toiminta on etukäteen järjestetty, vaikuttaa sitten myös valvontaan. Sopimusehdot, markkinointimateriaali, myyntiedustajan valtuudet, myyntikäytännöt, koulutus ja muut tekijät ohjaavat myyntiedustajia toimimaan suunnitellulla tavalla. Jälkikäteen on mahdollista sitten valvoa, että miten myyntiedustajat ovat noudattaneet tavoitteitaan (mm. tuotteiden soveltuminen asiakkaan käyttötarkoitukseen).

Myyntiedustajien valvonta on syytä ottaa osaksi yrityksen muuta riskienhallintaa, jolloin voidaan varmistaa, ettei myyntiin liittyviä riskejä ole jätetty huomioimatta. Tärkeä riskienhallinnan väline on tällöin sopimus myyntiedustajan kanssa. Mikäli voin auttaa asian ratkaisemisessa, niin minut tavoittaa sivun laidassa olevilla yhteystiedoilla tai yhteydenottolomakkeella.

Asiakkaina on yrityksiä ja myös kuluttajia. Joskus annamme asiakkaalle tarjouksen väärin, jolloin hinta tai palvelun yksityiskohdat on kirjoitettu muuten kuin on tarkoitettu. Yleensä kyse on inhimillisestä virheestä, jota ei ole ennen tarjouksen lähettämistä havaittu. Meitä kiinnostaisi tietää, paljonko tarjous voi poiketa, että se sitoo meitä? Onko jotain euromääräisiä rajoja tai jotain muita keinoja arvioida arvioida, jotta väärin tehtyä tarjousta kannattaisi ylipäänsä yrittää neuvotella uusiksi?

Vastaus:

Tarjous sitoo ja se on normaalisti pääsääntö. Jos tarjouksesta haluaa luopua tai siihen tehdä ainakin oman yrityksen kannalta edullisempia muutoksia, vaaditaan erityisiä perusteluja. Se, mitä perusteluja näille muutoksille vaaditaan, ratkaistaan viime kädessä tapauskohtaisesti. Oikeuskäytäntöä tarjousten sitomattomuudesta ja kohtuullistamisesta on, mutta oikeuskäytäntöä ei ole runsaasti.

Tarjousten sitovuutta voi arvioida helposti, jos tarjouksen hyväksymiselle on jo tarjouksessa kirjattu määräaika. Tällöin määräajan jälkeen tuleva vastaus voidaan katsoa uudeksi vastatarjoukseksi eikä alkuperäisen tarjouksen hyväksymiseksi.

Tarjouksen yksittäinen ehto tai tarjous kokonaisuutena voi myös johtaa kohtuuttomuuteen, jolloin sopimus ei sido. Esimerkiksi hinta on selkeästi ilmoitettu normaalista hintatasosta alakanttiin. Jos katsotaan pelkkää hintaa, niin oikeuskäytännössä on joitain tapauksia, joissa hinta on ilmoitettu 5-25% prosenttia alle hintatason tai kilpailevan yrityksen tarjouksen. Tällöin liikutaan vielä alueella, jolloin hinta yksinään ei poikkea liikaa ”normaalitasosta”. Toisaalta, jos tarjouksen ja normaalitason hinnan erotus on useampikertainen, on mahdollista sovitella tarjousta tai tarjous ei sido sen antajaa ollenkaan.

Hinnan ohella on arvioitava tarjousta myös muiden ehtojen osalta. Esimerkiksi palvelun laatu, toimistusaikataulut, materiaalien laatu, vastuut ja vastuiden siirtyminen ja muut ehdot voivat joissain tilanteissa johtaa tarjouksen antajan kannalta kohtuuttomaan lopputulokseen. Oma ryhmänsä on myös tilanteet, joissa tarjouksen antaja voi joutua kohtuuttomaan tilanteeseen kolmannen osapuolen viivästysten tai virheiden takia.

Oma ehdotukseni on, että tarjousten ja lopullisten sopimusten ehdoissa varaudutaan erilaisiin riskeihin. Lisäksi tarjousten valmisteluvaiheessa on hyvä käyttää varmistusmenettelyjä, jotta inhimillisiä virheitä ei enää lopullisiin tarjouksiin pääse. Tarvittaessa yrityksen oma lakimies auttaa asian ratkaisemisessa.

Yrityksemme omistajat haluaisivat tietoa tulevista veromuutoksista, jotka vaikuttavat työntekijöille maksettavien palkkojen, korvausten ja luontaisetujen verotukseen. Tarkoitus olisi löytää palkanmaksun ohelle vaihtoehtoja, joiden verotus olisi etukäteen varmistettu sekä yritykselle että työntekijöille. Saako teidän kautta kartoituksen erilaisista vaihtoehdoista ja niiden verotuksesta (sivukulut mukaan lukien)?

Vastaus:

Kyllä, teemme yhdessä yrityksenne tavoitteiden mukaisesti kartoituksen palkitsemisen vaihtoehdoista.

Palkitsemisen verotuksessa kuten muussakin verotuksessa täytyy ottaa kuitenkin huomioon, että verolait muuttuvat joiltain osin vuosittain. Hyvänä esimerkkinä muutoksista ovat esimerkiksi luontaisedut, verovapaat kulukorvaukset ja myös vapaaehtoiset eläkevakuutukset. Toinen palkitsemisen verotukseen vaikuttava asia on oikeuskäytäntö, joka ohjaa verolakien tulkintaa.

Ehdotamme lisäksi, että sovimme myös tulevien veromuutosten raportoinnista yrityksellenne, jos haluatte jatkossakin tietoa ajankohtaisista muutoksista  palkitsemisen verotuksesta.

Yrityksessä oli verotarkastus ja joudun maksamaan ylimääräistä alvia. Perusteeksi oli kirjattu kiinteistöhallintapalveluiden oma käyttö. Mielestäni kaikki tilat on yrityksen käytössä ja niistä pitäisi olla siten vähennysoikeus muiden kulujen tapaan. Onko verotarkastajilla mahdollisuus vaihtaa tilojen käyttötarkoitusta? Kannattaako tässä tapauksessa hakea muutosta?

Vastaus:

Kysymyksessäsi ei ollut kaikkia tietoja verotarkastuksesta, joten voin valitettavasti vastata vain yleisellä tasolla. Verotarkastajilla on yrityksen kirjanpidon ja muun tarkastuksissa käytetyn materiaalin perusteella mahdollisuus arvioida tilojen käyttötarkoitusta (yritystoiminta tai muu) ja he voivat tilanteen mukaan esittää sitten muutoksia tilojen arvonlisäverotukseen.

Arvonlisäveroa maksetaan oman käytön perusteella, kun kiinteistö on arvonlisäverottomassa käytössä (esim. veroton kiinteistön vuokraustoiminta) tai kiinteistö on vähennysrajoituksen alaisessa käytössä (esim. henkilökunnan asunnot). Se on aina tapauskohtaisesti arvioitava, mihin tarkoitukseen tiloja käytetään. Verotarkastuskertomuksesta pitäisi siten käydä ilmi perusteet, miksi arvonlisäveroa esitetään maksettavaksi oman käytön perusteella.

Muutoksenhaku voi olla kannattavaa, mutta sen arvioimiseksi tarvitsen lisätietoja. Halutessasi voit ottaa yhteyden tällä sivulla olevilla yhteystiedoilla ja voimme keskustella tarkemmin veroasiasi ratkaisemisesta.

Pilvipalveluiden riskeistä on uutisoitu viime aikoina, koska tietojensiirtoa Yhdysvaltoihin ei pidetä ilmeisesti turvallisena. Mitä pilvipalveluiden osalta pitäisi selvittää ja mitä olisi hyvä tehdä, jotta asiakkaiden henkilötietojen tallentamisesta ei tulisi ongelmia yritykselle?

Vastaus:

Ensimmäisenä on syytä tarkistaa, onko tietoja ylipäänsä tallennettu tai siirretty Yhdysvaltoihin. Tämä koskee sekä yritystä (konserni) että esimerkiksi alihankkijaa, jolla on asiakastietoja rekistereissään. Jos vastaus on tähän ei, niin muutoksille ei ole tarvetta.

Toinen vaihtoehto on, että asiakastiedot (ja myös muut henkilötiedot) tai ainakin osa niistä tallennetu Yhdysvaltoihin. Tällöin kannattaa selvittää mahdollisuutta siirtää tiedot eurooppalaiseen palveluun ja informoida henkilöitä tästä muutoksesta. Tietojensiirto Yhdysvaltoihin voi olla mahdollista myös muilla perusteilla kuin uutisissa mainitulla Safe Harbour-järjestelyllä, mutta eri maiden tietosuojaviranomaiset (Suomessa tietosuojavaltuutettu) selvittävät näidenkin perusteiden laillisuutta. Varmin tapa on siten tietojen siirron rajoittaminen vain euroooppalaisiin (pilvi)palveluihin, joissa henkilötietoja ei siirretä lainkaan Yhdysvaltoihin.

Autamme mielellämme henkilötietojen käsittelyyn liittyvien asioiden ratkaisemisessa ja meidät tavoittaa tarvittaessa tällä sivulla olevilla yhteystiedoilla.

Yrityksellä on asiakkaina vain kuluttajia. Tarjoamme kiinteistöpalveluita ja kotiruokapalveluita. Mitä maksaa, että tarkastat käyttämämme sopimusehdot? Lisäksi sopimusehtoihin tulee tehdä tarvittavat muutokset laeista johtuen.

Vastaus:

Toimeksiannon hinta voidaan sopia kiinteäksi tällaisissa tehtävissä. Tarkempaa hintaa en valitettavasti pysty sanomaan, koska tarvitsen sitä varten tietoja nykyisistä sopimusehdoista ja tarkennuksia yrityksenne liiketoiminnasta.

Tarkastuksessa on hyvä varmistaa myös muutkin asiakkaalle annettavat tiedot kuin vain sopimusehdot. Tyypillisesti asiakkaille annetaan esitteitä tai tietoja julkaistaan myös yrityksen internetsivuilla. Tärkeintä on tällöin, ettei eri tiedoissa ole ristiriitaa. Myös se on huomioitava, että sopimusehdot sisältävät olennaiset tiedot palveluista ja kuinka sopimusehdot toimivat myös käytännössä.

Lakien ja erityisesti niiden muutosten huomioiminen on keskeinen kohta sopimusehdoissa. Esimerkiksi kerran hyvin tehdyt sopimusehdot voivat olla yritykselle isokin riski, jos lakimuutoksia ei seurata ja näitä muutoksia ei sitten ole päivitetty sopimusehtoihin. Ota yhteyttä tämän sivun yhteystiedoilla, niin sovitaan tarkastuspalvelusta ja sen hinnasta tarkemmin.

Yrityksen verkkosivuilla oli tuotteen uusi hinta ja asiakkaalle annetussa tilausvahvistuksessa oli vanha hinta. Sovimme asiakkaan kanssa, että hän saa tuotteen vielä vanhalla hinnalla. Meillä on sen verran paljon tuotteita, jotta samanlainen erehdys voi sattua myös jatkossa. Tämän vuoksi haluamme varmistua, onko meillä lain mukaan velvollisuus myydä tuote vanhalla hinnalla, jos hinnan ilmoittamisessa sattuu jatkossa vastaava inhimillinen erehdys?

Vastaus:

Kuluttajien ja myös yritysasiakkaiden osalta voi sanoa, että yritystänne sitoo se hinta, joka on sopimuksessa  lopullisesti sovittu tai erikseen asiakkaalle vahvistettu. Yritys kantaa siten vastuun siitä, että hinta on ilmoitettu selkeästi. Toisaalta yritykselle voi olla mahdollista vedota hinnan kohtuuttomuuteen, inhimilliseen virheeseen tai muuhun perusteeseen, mutta tällöin edellytetään pääsääntöisesti isompaa eroa uuden ja vanhan hinnan välillä. Esimerkiksi tavanomainen vuosittainen hinnakorotus (esim. 3%) ei ole vielä sellainen peruste, joka on kohtuuton.

Jälkikäteen voi olla hankalaa selvittää, mikä hinta asiakkaan ostamalle tuotteelle on sitova, jos asiakkaalle on ilmoitettu eri markkinoinnin vaiheissa useampia erilaisia hintoja eikä tuotteessa ole hinnan lisäksi tapahtunut muita muutoksia (toimitusjat, tilausmäärät yms.). Valitettavasti varmaa vastausta erilaisiin hinnoittelutilanteisiin ei voi etukäteen antaa. Selkein tapa onkin siten pyrkiä ennakolta estämään, ettei verkkosivuilla, sopimusehdoissa ja muussa materiaalissa ole toisistaan poikkeavia hintoja.

Sain yhteydenoton ja se koski tietoja yrityksemme nettisivuilla olevan puhelinnumeron hinnoittelusta. Yrityksellä on käytössä yksi numero kaikille asiakkaille. Lisäksi myyjille on omat erilliset puhelinnumeronsa. Kaikki numerot ovat operaattorin perushintaisiin liittymiin. Täytyykö yrityksellä olla eri tarkoituksiin oma numero vai riittääkö yksi numero? Täytyykö näistä numeroista ilmoittaa hintatiedot nettisivuilla?

Vastaus:

Yrityksen on ilmoitettava, mikä numero on kuluttaja-asiakkaan sopimukseen liittyviä asioita varten ja mikä numero on muuta asiointia varten. Samalla on ilmoitettaa hinta, jonka soittaja maksaa.

Kuluttaja-asiakkaan sopimusta koskevissa asioissa on lisäksi rajoituksia puhelujen hinnoille. Tällöin puhelun hinta ei saa olla korkeampi kuin 0,088€/min tai puhelun hinta määräytyy kuluttajan oman liittymäsopimuksen perusteella.  Nämä rajoitukset eivät siten koske niitä muita tilanteita, joissa kuluttaja ei soita tekemäänsä sopimukseen liittyvässä asiassa tai asiakkaana on muu kuin kuluttaja.

Kuluttaja-asiamies on antanut aiheesta ohjeita, joita löytyy osoitteessa http://www.kkv.fi/

Milloin uusi rahanpesudirektiivi tulee voimaan Suomessa?

Vastaus:

Rahanpesudirektiivi itsessään on jo voimassa, mutta Suomella on aikaa panna direktiivi täytäntöön 26.6.2017 asti. Alustavien tietojen mukaan direktiivin vaatimat lakimuutokset tulevat voimaan 1.1.2017 Suomessa, ellei muutosten käsittelyyn tule viivästyksiä hallituksessa ja eduskunnassa.

Järjestimme useampana vuonna yleisötilaisuutta, josta julkaisimme valokuvia nettisivuilla. Valokuvat antoi meidän käyttöön valokuuvaaja, joka korvasi osuuttaan tapahtuman järjestämiseksi tehtävästä talkootyöstä kuvaamalla yleisötilaisuuden aikana ja antamalla sitten kuvia meidän käyttöön. Voiko valokuvaaja kuitenkin estää valokuvien julkaisun internsivuilla?

Vastaus:

Lyhyesti voi kuvauksesi perusteella sanoa, että valokuvaajalla ei ole oikeutta kieltää valokuvien käyttöä, koska olette sopineet kuvaajan korvaavan talkootyötä  antamalla yleisötapahtuman valokuvia teidän käyttöön.

Alla muutamia keskeisiä kohtia, joiden perusteella voi arvioida tarkemmin, onko valokuvaajalla oikeus kieltää kuvien käyttö internetsivuillanne. Asian liittyy monia yksityiskohtia, jotka pitäisi ensin varmistaa ennen lopullista vastausta. Lisäksi vuoden 2006 ja vuoden 2015 tekijäoikeuslain muutokset voivat vaikuttaa asian ratkaisuun, koska yleisötapahtuma on järjestetty jo useampana vuonna.

Tärkeä asia on kuitenkin se, mitä valokuvaajan kanssa on sovittu ja onko eri vuosina sovittu samoilla tai mahdollisesti eri ehdoilla. Valokuvaajan kanssa on voitu sopia valokuvista ja niiden käytöstä myös suullisesti. Suullisesta sopimuksesta voi olla kirjallisia merkintöjä myös yleisötapahtuman järjestäjällä esim. yhtiön tai yhdistyksen toimielinten pöytäkirjoissa. Nämä voivat auttaa näin jälkikäteen, kun sopimuksen sisältöä selvitetään.

Ilman jonkilaista sopimusta valokuvaaja tuskin olisi antanut kuvia teidän käyttöön ja julkaistavaksi internetsivuilla. Tämä on keskeistä, koska valokuvaajalla ei ole tällöin kielto-oikeutta, jos olet käyttänyt kuvia vain sopimuksessa sovitulla tavalla. Sopimus voi olla nimetty eri tavoin esim. työsopimus, yhteistyösopimus, talkootyön korvaussopimus yms., mutta tärkeintä on kuitenkin se, mitä olette keskenään sopineet. Talkootyön korvaamisesta on voitu myös tehdä esimerkiksi lista henkilöittäin, jolloin on sovittuja valokuvaajan suorittavan velvollisuutensa valokuvaamalla ja antamalla kuvat teidän käyttöön.

Valokuvaajan kielto-oikeus voi toisaalta olla oikeutettu, jos kuvia on käytetty vastoin teidän välistä sopimusta. Tekijänoikeuslaki antaa valokuvajalla myös oikeuden kieltää kuvien käytön esimerkiksi silloin, kun hänen ottamia valokuvia on muunneltu ennen julkaisemista. Oma ehdotukseni on siten, että ensin hankitaan eri lähteistä kaikki saatavilla oleva tieto siitä, mitä kaikkea valokuvaajan kanssa on sovittu valokuvien käytöstä suullisesti tai kirjallisesti. Tämän jälkeen voi varmemmin arvioida, onko valokuvaajalla kielto-oikeus vai ei. Lopuksi valokuvaajan kanssa on hyvä tehdä vaikka tarkentava sopimus, jossa määritellään kummankin osapuolen oikeudet ja velvollisuudet sekä talkootyöstä että valokuvien käytöstä

Vastaus:

Markkinoiden väärinkäyttöasetusta (Mar) sovelletaan säännellyn markkinapaikan (päälista) lisäksi monenkeskiseen kaupankäyntijärjestelmään (First north) ja pörssin ulkopuoliseen otc/otf-kaupankäyntiin. Lisäksi Mar soveltuu myös päästöoikeuksien huutokauppapaikkaan. Yksityiskohtaista tietoa Mar:n soveltamisesta eri markkinapaikoilla löytyy asetuksesta. Markkinoiden väärinkäyttöasetuksen ja Suomen sääntelyn suhteesta on muutosehdotuksia hallituksen esityksessä 65/2016, jonka käsittely on vielä kesken tätä kirjoitettaessa.

Käytämme liiketoiminnassa eri ohjelmistoja ja osassa on kalliita käyttäjäkohtaisia lisenssimaksuja. Saimme yhteydenoton yritykseltä, joka edustaa yhtä näistä ohjelmistotaloista. Keskustelimme ohjelmistojen käytöstä ja yrityksen tietojärjestelmistä. Tämän jälkeen saimme yhteenvedon ja laskun, koska heidän mukaansa ohjelmistolla on enemmän käyttäjiä kuin mitä lisenssisopimus sallii. Käyttäjiksi oli laskettu varsinaisten käyttäjien lisäksi myös ne, jotka ainoastaan syöttävät tietoja ohjelmiston käyttäjiä varten. Onko jotain yleistä ohjetta yms., joka auttaisi tällaisen lisenssisopimuksen tulkinnassa?

Vastaus:

Tapaauksesi kaltaista tarkastusta tai lisenssiauditointia varten on lisenssisopimuksissa usein omat ehtonsa. Sopimusehdoissa on myös määritelty käyttäjät ja mitä lisenssimaksuja yrityksesi tulee maksaa. Tärkeintä onkin tutkia koko lisenssisopimuksen (myös ohjelmistopäivitykset ja muut muutokset sopimuksissa) ehdot, jotka voivat vaihdella eri ohjelmistotaloilla merkittävästi. Toiseksi yrityksessä tapahtuneet muutokset voivat vaikuttaa arviointiin, jos esim. kaksi tai useampi yritys on fuusioitunut ja ennen fuusiota hankittua ohjelmistoa on käytössä useammalla eri sisältöisellä lisenssisopimuksella. Myös yrityksessä tehdyt tietojärjestelmämuutokset tai mahdollisille alihankkijoille annetut käyttöoikeudet voivat vaikuttaa arviointiin.

Tarkempaa vastausta varten tarvitsen tietoja lisenssisopimuksesta ja siihen tehdyistä muutoksista, koska lisenssisopimuksia on tehty eri sisältöisinä. Lisäksi sopimusten tulkintaan voi vaikuttaa myös monet muutkin kuin edellä mainitut asiat yrityksesi toiminnassa. Tämän kaltaisiin tilanteisiin voi ainakin osittain varautua ja pyrkiä sopimaan lisenssisopimuksen ehdot etukäteen siten, että sopimuksen tulkinta on tarkasti määritelty.

Olen suunnitellut, että myyn verkkokaupassa eri valmistajien tuotteita uudeelleen pakattuna. Tarkoitus olisi tarjota asiakkaalle sellainen määrä tuotetta, jonka asiakas haluaa. Nopeasti arvioituna toiminta saattaa olla tekijänoikeuksien vastaista, kun valmistajan brändiä käytetään uudelleen paketoiduissa tuotteissa. Onko tällainen uudelleen pakkaaminen laitonta Suomessa?

Vastaus:

Alkuperäisen valmistajan tuotteiden myyntiin voi liittyä rajoituksia tekijänoikeuslain ohella esimerkiksi tavaramerkkilaista. Molemmissa tapauksissa lähtökohtana on, että tekijänoikeuden- ja tavaramerkinhaltija voi päättää tuotteidensa markkinoille saattamisesta. Eri valmistajilla voi olla kuitenkin erilaisia sopimusjärjestelyjä tuotteiden myyntiin. Tämän vuoksi esimerkiksi osa valmistajasta myy vain itse pakkaamiaan tuotteita suoraan vähittäismyyjille, kun toiset valmistajat antavat myös lisenssejä tuotteiden uudelleen pakkaamiseen ja edelleen myyntiin.

Oma kysymys toiminnan laillisuudessa on sitten mahdollinen tuoteväärennys, jos omissa tuotteissa käytetään toisen valmistajan tavaramerkkiä tai tekijänoikeutta ilman valmistajan lupaa.

Yksi vaihtoehto lailliselle uudelleen pakkaamiselle on etsiä valmistaja, joka myy itse tai välittäjän kautta tuotteita Eta-valtioissa. Jos valmistaja ei myy tuotetta Eta-valtiossa, niin silloin tarvitaan yleensä lisäksi lupa valmistajalta tuotteen maahantuontiin Eta-alueelle.

Myös tuotteen myyminen täysin omina sekoittamalla raaka-aineista on tietysti mahdollista, kun myytävissä tuotteissa ei käytetä muiden valmistajien logoja tai tavaramerkkejä.

Monista erilaisista vaihtoehdoista johtuen ei voi sanoa varmaa vastausta, onko suunnittelemasi tuotteiden uudelleen pakkaaminen ja myynti Suomessa laillista vai laitonta. Varmin tapa on kuitenkin olla yhteydessä valmistajaan (brändin haltija) etukäteen ja kysyä, millä ehdoilla tuotteiden jakelu ja myynti on mahdollista järjestää.

Yritykseeni on soveltunut alv:n alarajahuojennus, mutta liikevaihto näyttää kasvavan yli niiden rajojen. Onko tämä ainut helpotus pienelle yritykselle vai onko jotain muuta keinoa alentaa maksettavaa arvonlisäveroa?

Vastaus:

Arvonlisäverotukseen voi soveltaa 1.1.2017 alkaen maksuperusteista tilitystä, jos liikevaihto on alle 500 000€. Tällöin verot voidaan tilittää sille kuukaudelle, jolla yrityksen ostot maksetaan ja myynnistä saadaan maksu. Liikevaihdon määritelmästä kannattaa katsoa tarkemmat tiedot verohallinnon sivuilta.

Pienten yritysten verosuunnitelussa kannattaa huomioida ns. yrittäjävähennys ja muutkin veromuutokset, jotka tulevat voimaan vuoden 2017 aikana. Yrityksesi verotuksen suunnittelua varten tarvitaan tietoa myös itse yrityksestä ja sen toiminnasta. Ota yhteyttä tällä sivulla olevilla yhteystiedoilla, niin voimme arvioida yhdessä sinun yritykselle sopivia vaihtoehtoja.

Asiakkaan kanssa keskusteltiin (sähköposti, muut viestintävälineet) ja teimme sitten samalla myös sopimuksen tavaroiden  toimittamisesta asiakkaan kotiosoitteeseen. Sovittuna toimitusaikana asiakas ei suostunut ottamaan tavaroita vastaan ja toimitusta on lykätty aina eteenpäin. Voiko asiakkaalta saada korvausta toimituksen viivästymistä tai muusta sopimusrikkomuksesta?

Vastaus:

Tietojen perusteella kyse on todennäköisesti kuluttajan kanssa tehdystä etäkaupasta, koska tilaukset ja vahvistukset on tehty sähköisesti (mail, viestinvälineet). Kuluttajalla on tällöin pääsääntöisesti oikeus peruuttaa kauppa aina siihen asti, kun 14 päivää tavaran toimitusajankohdasta on kulunut. Kuluttaja ei tällöin vastaa myöskään peruuttamisen kuluista. Jos sopimus olisi tehty myyjän luona (tavallinen kuluttajakauppa), niin silloin myyjällä on oikeus saada perusteettoman peruuttamisen takia korvausta ylimääräisistä kuluista kuten esimerkiksi puhelinkuluista tai myynti-ilmoituksen kuluista.

Etämyynnin osalta kannattaa aina varmistaa, että omat sopimusehdot on kunnossa ja asiakkaalle annetaan kuluttajasuojalain edellyttämät tiedot. Tietojen puute voi lykätä ostajan peruuttamisajan (14 päivää) alkua, jolloin ostaja voi peruuttaa etämyyntinä tehdyn kaupan vielä yhden vuoden kuluttua tavaran toimittamisen jälkeen.

Toinen vaihtoehto on, että asiakkaasi on muu kuin kuluttaja. Tällöin tilauksen peruuttamisesta voi saada korvausta, ellei sopimuksessa ole muuta sovittu. Tämä korvaus on mahdollista, jos sinulle on syntynyt ylimääräisiä kustannuksia tai myynnistä on jäänyt saamatta voitto.

Oma ehdotukseni on, että asiakkaalta pyydetään lopullinen toimitusajankohta tavaroille. Jos toimitus ei toteudu, voi asiakkaalta oman harkinnan mukaan vaatia korvausta ylimääräisistä kuluista (ei koske etämyyntiä).  Pieniä summia ei useimmiten kuitenkaan kannata lähteä perimään käräjäoikeudessa, koska oikeudenkäynteihin liittyy aina mahdollinen kuluriski.

Voit ottaa yhteyttä tämän sivun yhteystiedoilla, jos haluat käydä läpi sopimusta tarkemmin tai haluat lisätietoja etämyyntiin ja sopimuksiin liittyvistä palveluistamme.

Käytimme yhdessä projektissa alihankkijaa ja katsoimme myös yrityksestä selvitykset, joissa ei ollut mitään puutteita. Nyt saimme aluehallintovirastolta laimilyöntimaksua koskevan päätöksen, koska alihankkijasta ei löytynyt selvityksiä. Pystyykö noita selvityksiä hankkimaan jälkikäteen tuolle sopimuspäivälle tai muuten näyttämään, että selvitykset on hankittu?

Vastaus:

Varmin tapa on hankkia selvitykset ennen alihankintasopimuksen tekemistä ja säilyttää ne lain vaatiman kahden vuoden ajan. Jälkikäteen hankitut selvitykset eivät ole lain mukaan riittäviä, koska selvitykset on hankittava ennen sopimuksen tekemistä. Jos selvitykset ovat hävinneet, voi hankintaan liittyvillä muilla dokumenteilla yrittää osoittaa, että kaikki selvitykset on hankittu ennen sopimuksen tekemistä. Tällöin ei kuitenkaan toteudu laissa oleva vaatimus selvitysten säilyttämisestä eli seuraamuksia voi silti tulla tapauskohtaisesti. Selvitykset on hankittava kirjallisesti eli suullisesti hankitut vastaavat tiedot eivät täytä lain selvityksille asetettua vaatimusta. Lisää oikeuskäytäntöä tilaajavastuulakiin liittyen on esimerkiksi korkeimman hallinto-oikeuden sivuilla.